Recepcionista asistente Secretaria

Una secretaria recepcionista combina funciones secretariales y de recepción, siendo el primer punto de contacto para visitantes y clientes. Sus responsabilidades incluyen atender llamadas, recibir y dirigir a visitantes, gestionar citas, y realizar tareas administrativas como correos electrónicos y correspondencia. También pueden realizar cobros, preparar facturas, y mantener el orden en la recepción.

Funciones principales:

Atención al público: Dar la bienvenida a visitantes, canalizarlos a la persona o departamento correcto, y brindar información.

Gestión de llamadas: Contestar y reenviar llamadas telefónicas, tomar mensajes y agendar citas.

Correspondencia: Recibir, clasificar, y distribuir correspondencia y paquetería.

Apoyo administrativo: Enviar y responder correos electrónicos, realizar tareas de archivo, y gestionar datos en bases de datos.

Cobros y registro: Realizar cobros, gestionar pagos, y registrar información en sistemas.

Mantenimiento del área de recepción: Mantener el área limpia, ordenada, y con materiales necesarios.

Habilidades clave:

Comunicación:
Habilidades de comunicación verbal y escrita, incluyendo escucha activa.

Organización:
Capacidad para gestionar múltiples tareas, organizar información, y mantener un área de recepción organizada.

Atención al cliente:
Amabilidad, paciencia, y habilidades para interactuar con diferentes tipos de personas.

Computación:
Familiaridad con software de oficina, correo electrónico, y otros sistemas informáticos.

Ejemplos de tareas específicas:

Registrar visitantes en un libro de registro.
Mantener actualizado el directorio de extensiones internas.
Apoyar en la reserva de salas de juntas y capacitación.
Gestionar la correspondencia entrante y saliente.
Revisar y transcribir dictados de documentos.
Cuidar del fondo de caja chica.