ADMINISTRADOR DE PLANEACIÓN OPERATIVA
Área: Planeación
Reporta a: Coordinación de Planeación
Nivel jerárquico: Administrador
Tipo de posición: Análisis y planeación técnico-operativa
FUNCIONES PRINCIPALES
Planear y anticipar las necesidades técnico-operativas de los eventos, principalmente en materia de logística, montaje y desmontaje, con una visión preventiva de 15 a 30 días de anticipación.
Será responsable de analizar las características de los eventos para determinar, justificar y documentar los requerimientos de personal, vehículos, tiempos, herramientas, equipos, estructuras y demás recursos necesarios para su correcta ejecución.
El puesto busca transformar el conocimiento técnico de Operaciones y Logística en una función especializada de Planeación, reduciendo urgencias, cambios de último momento, costos extraordinarios y riesgos de ejecución.
RESPONSABILIDADES
El puesto tendrá responsabilidad sobre el análisis y la planeación técnica de los siguientes componentes:
- Logística de eventos.
- Montaje y desmontaje.
- Requerimientos y dimensionamiento de personal.
- Necesidades de vehículos y transporte.
- Horarios y tiempos de ejecución.
- Herramientas, equipos y materiales.
- Estructuras, módulos y elementos especiales.
- Restricciones físicas y operativas de las locaciones.
- Factibilidad técnico-operativa.
- Necesidades extraordinarias.
- Identificación de riesgos.
- Información para el control presupuestal.
- Seguimiento de requerimientos críticos.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES PRINCIPALES
Análisis preventivo de eventos
- Revisar anticipadamente la programación de eventos.
- Analizar las características, dimensiones y complejidad de cada servicio.
- Identificar necesidades de logística, montaje y desmontaje.
- Detectar restricciones de acceso, espacio, horarios y maniobras en las locaciones.
- Identificar riesgos que puedan comprometer la ejecución.
- Determinar requerimientos especiales de personal, transporte, equipos y materiales.
- Elaborar análisis preventivos de los eventos programados para los siguientes 15 a 30 días.
- Priorizar los eventos de mayor complejidad, volumen o riesgo.
- Documentar los hallazgos y las necesidades identificadas.
Planeación de montaje y desmontaje
- Analizar los requerimientos técnicos de montaje y desmontaje.
- Determinar tiempos estimados de ejecución con base en las características del evento.
- Identificar los recursos humanos y materiales necesarios.
- Establecer las necesidades de herramientas y equipos.
- Revisar la factibilidad de las estructuras y los elementos requeridos.
- Identificar maniobras especiales, secuencias de trabajo y necesidades de transporte.
- Considerar las condiciones de acceso, carga, descarga y operación de cada locación.
- Detectar posibles interferencias, restricciones o riesgos.
- Documentar los requerimientos técnicos para facilitar la ejecución.
Planeación de personal
- Determinar las necesidades de personal conforme al alcance y complejidad de cada evento.
- Considerar volumen de trabajo, tiempos, ubicación, maniobras y características del montaje.
- Identificar necesidades extraordinarias de personal.
- Justificar los requerimientos con base en el análisis técnico-operativo.
- Anticipar posibles insuficiencias de personal.
- Entregar oportunamente la información necesaria para la asignación de recursos.
- Analizar las diferencias entre el personal planeado y el utilizado.
Planeación de vehículos y logística
- Determinar la cantidad y el tipo de vehículos necesarios.
- Analizar rutas, distancias, horarios, volumen y características de la carga.
- Identificar necesidades de transporte especializado.
- Anticipar movimientos de mobiliario, estructuras, herramientas y equipos.
- Detectar necesidades extraordinarias de transporte.
- Documentar los requerimientos y las fechas en que deberán estar disponibles.
- Identificar oportunidades para optimizar traslados y utilización de vehículos.
Soporte técnico al área Comercial
- Proporcionar información técnico-operativa para la evaluación de eventos.
- Identificar requerimientos especiales que puedan afectar la factibilidad de una propuesta.
- Alertar sobre restricciones técnicas, logísticas o de montaje.
- Identificar necesidades que puedan generar costos adicionales.
- Solicitar validaciones cuando el alcance de un evento exceda las condiciones operativas habituales.
- Proporcionar información que contribuya a establecer compromisos comerciales viables.
Control preventivo de presupuesto
- Identificar necesidades que puedan generar costos extraordinarios.
- Documentar los recursos adicionales detectados durante la planeación.
- Proporcionar información para estimar costos de personal, vehículos, equipos y otros recursos.
- Comparar los requerimientos planeados contra los recursos efectivamente utilizados, con información proporcionada por las áreas involucradas.
- Identificar desviaciones y sus posibles causas.
- Generar información para el análisis de costos y la mejora de la planeación.
- Escalar oportunamente los riesgos presupuestales identificados.
Seguimiento y coordinación interdepartamental
- Dar seguimiento a los requerimientos identificados durante el análisis de los eventos.
- Comunicar oportunamente las necesidades a las áreas responsables.
- Confirmar la recepción y atención de los requerimientos críticos.
- Mantener actualizada la información de los eventos en los medios de control establecidos.
- Documentar pendientes, riesgos y desviaciones.
- Escalar las necesidades que no hayan sido atendidas dentro de los tiempos establecidos.
- Verificar que la información necesaria esté disponible antes de la ejecución.
- Elaborar análisis posteriores para identificar oportunidades de mejora.
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