Jefatura administrativa Empresa con giro de publicidad

Importante empresa con giro de publicidad se encuentra en búsqueda de JEFATURA ADMINISTRATIVA para ser parte de su equipo de trabajo

OBJETIVO DEL PUESTO
Administrar y controlar los procesos financieros y administrativos de la empresa, incluyendo revisión de presupuestos, facturación, cobranza, pago a proveedores, pago de nómina, control presupuestal y correcta comunicación con proveedores para emisión de CFDIS y CDP, asegurando el cumplimiento de las políticas internas y la normatividad fiscal vigente. El puesto funge como enlace estratégico entre las áreas de Contabilidad, Finanzas, Legal y Dirección General, garantizando información oportuna y confiable para la toma de decisiones.

Horario: Lunes a Viernes de 8:30 am a 6:00 pm
Sábados: home office de 8:30 am a 2:00 pm

Escolaridad: Administración de empresas o a fin

Sueldo: $16,000 bruto + prestaciones de ley (oportunidad de crecimiento)
Lugar de trabajo: El carmen (centro de puebla)

Actividades a realizar:

Administración financiera y control presupuestal:
- Gestionar el control de gastos y verificar que se ejerzan conforme al presupuesto autorizado por la empresa y/o por proyecto.
- Elaborar y consolidar el balance de ingresos y gastos de forma semanal y en el cierre de cada mes.
- Dar seguimiento a las operaciones administrativas (considerando la correcta comunicación con proveedores para emisión de CFDIS y CDP en apoyo con contabilidad) y financieras en curso.
- Administrar el control de caja chica, incluyendo su comprobación y reposición.

Facturación y cobranza:
- Emitir y revisar CFDI de ingresos, egresos y complementos de pago (consultar dudas directo con contabilidad)
- Gestionar la facturación y el cobro de ventas y proyectos conforme a las políticas de pago establecidas.
- Dar seguimiento a los CFDIS y CDP de proveedores, su correcta emisión y pago, así como su correcto trayecto hacia portales de clientes.

Compras y proveedores:
? Gestionar el control de compras y la programación de pagos a proveedores.
- Solicitar cotizaciones y validar condiciones comerciales para la adquisición de bienes y servicios.
- Elaborar el informe de pago a proveedores y mantener actualizada la programación de pagos.

Nómina y personal:
- Gestionar los trámites de nómina y el pago al personal.
- Procesar incidencias, horas extra y permisos para su correcta aplicación en el pago.
- Coordinar la programación de nómina y confirmar la dispersión correspondiente

Gestión de proyectos y recursos:
? Gestionar la asignación de recursos administrativos requeridos para el desarrollo de los proyectos.
- Resolver situaciones imprevistas que afecten al negocio en materia administrativa.

Control interno, sistemas y trámites:
- Gestionar trámites administrativos generales de la empresa ante instancias internas y externas.
- Impulsar la implementación y mejora de sistemas administrativos y herramientas digitales.
- Operar los sistemas Fénix (facturación de ingresos) y MiAdminXML (descarga de reportes de ingresos y gastos).
- Mantener el orden y resguardo de la documentación administrativa de la empresa.

Enlace interdepartamental:
- Fungir como enlace administrativo entre las áreas de Contabilidad, Finanzas y Dirección General.
- Alinear y homologar la información financiera y administrativa entre todas las áreas involucradas.
- Entregar oportunamente la documentación requerida por Contabilidad y Finanzas.
- Apoyar con información solicitada a legal para contratos y citar al personal requerido para firmas, pagos pendientes o cierres.


- Experiencia mínima de 2 años en un puesto de área administrativa.

Conocimientos técnicos
- Conocimientos de contabilidad y administración de negocios.
- Conocimiento de controles administrativos y de procesos operativos.
- Conocimiento en gestión de trámites y regulaciones ante autoridades (deseable).
- Nivel intermedio de inglés (deseable).

Habilidades y actitudes
- Orden y disciplina para el control documental del negocio.
- Habilidad y responsabilidad para el trabajo en equipo.
- Capacidad de resolución de problemas ante situaciones imprevistas.
- Disponibilidad para viajar dentro del país (deseable).

Herramientas y sistemas
- Sistema Fénix (facturación de ingresos).
- Sistema MiAdminXML (descarga de reportes de ingresos y gastos)
Manejo de excel indispensable