Secretaria (o) conocimientos en manejo de archivo

Secretaria de Departamento en Institución Gubernamental para desempeñar funciones tales como:
1. Elaboración, control y entrega de oficios u otros documentos.
2. Mediante oficio solicitar a otras áreas informes, avances, actualización de formatos y si aplica integrar estos datos o reportes, ya sea de manera semanal, mensual, etc. Si procede realizar su integración y canalizar a revisión. Además, en las áreas que procedan, solicitar y enviar a otras dependencias reportes, autorizaciones, dictámenes, etc.
3. Realizar la clasificación, archivo y depuración de los documentos, conforme a la normatividad.
4. Mantener actualizados los sistemas y bases de datos utilizados. Así como enviar informes a las áreas o Dependencias.
5. Brindar atención de calidad a usuarios internos y/o externos (visitantes, alumnos, docentes, administrativos, proveedores, etc.), ya sea de manera presencial o por medios como teléfono y correo electrónico. Cuando esté al alcance de su competencia dar solución a las peticiones del usuario o canalizar al personal que corresponda.
6. Organizar la agenda de actividades, concertar y confirmar citas de su jefe/a inmediato/a.
7. Revisar y preparar la documentación o informes que utilizara su superior inmediato en las juntas o reuniones.
8. Escuchar y participar en las reuniones de trabajo para llevar a cabo las mejoras propuestas por el Sistema de Gestión Integral, Comités Institucionales, Normas y Organismos Acreditadores u otros aplicables.
9. Las demás asignadas por su Jefa/e inmediata/o aplicables al área de adscripción.

Conocimientos:

Indispensables:
- Conocimientos en gestión de documentos.
- Conocimiento y manejo de Microsoft 365 (Word, Power Point, Outlook y Excel nivel usuario)
- Ortografía y redacción para la elaboración de oficios y otros documentos.
- Control y organización de la agenda de actividades.
- Atención al cliente
- Manejo de equipo y/o herramientas de oficina: escáner, impresora, copiadora, engargoladora y teléfono.

Deseables:

- Conocimientos en la normatividad aplicable en materia de archivos y/o documentos.
- Conocimientos básicos de Norma ISO 14001 e ISO 21001.
- Manejo de sistemas SISER e IPOMEX.

Posibilidad de estabilidad laboral según desempeño
Disponibilidad inmediata para laborar
Candidatos hombres, deben tener su cartilla del Servicio Militar Nacional liberada