Gestionar y controlar las compras, pagos operativos, servicios, proveedores, caja chica y recursos asignados a la organización, asegurando que cada adquisición responda a una necesidad real, cuente con alternativas de proveedor y represente el mayor beneficio para GRIP, personas físicas y morales relacionadas. Contribuir al ahorro, control y uso eficiente de los recursos económicos mediante análisis costo-beneficio, seguimiento de gastos, administración de flotilla y apoyo operativo a Tesorería.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
1. Optimizar la adquisición de insumos y servicios mediante validación de necesidades, cotizaciones y análisis de costo, calidad, garantía, tiempos, condiciones y beneficio.
2. Mantener un catálogo actualizado de proveedores confiables, evaluar su desempeño y negociar condiciones que favorezcan a la organización.
3. Asegurar el control, comprobación y trazabilidad de gastos, caja chica, pagos a proveedores, medios de pago y recursos asignados.
4. Garantizar el pago y seguimiento oportuno de servicios, inmuebles y flotilla, incluyendo mantenimientos, verificaciones y tarjetas de gasolina.
5. Apoyar operativamente a Tesorería y atender solicitudes administrativas especiales, manteniendo orden, confidencialidad y seguimiento hasta su conclusión.
FUNCIONES
1. Recibir y validar solicitudes de compra; solicitar y comparar alternativas de proveedores; analizar precio, calidad, garantía, tiempos y condiciones; presentar la opción seleccionada a la Gerente Administrativa para autorización. - Compras justificadas, autorizadas y con mejor relación costo-beneficio.
2. Construir y actualizar el catálogo de proveedores; evaluar calidad, tiempos y servicio; negociar condiciones comerciales con proveedores y arrendadores. - Proveedores confiables y mejores condiciones para la organización.
3. Revisar tickets, facturas y comprobantes; administrar caja chica y compras urgentes o menores conforme a política; registrar movimientos y conciliar comprobaciones. - Gastos documentados, caja chica conciliada y recursos controlados.
4. Controlar pagos de agua, predial, luz, internet y otros servicios; dar seguimiento a inmuebles; coordinar mantenimiento, verificaciones y necesidades de vehículos y negociar condiciones de arrendamiento. - Servicios sin interrupciones y flotilla disponible y conservada.
5. Solicitar anticipos o transferencias; concentrar pagos a proveedores; apoyar pagos autorizados, bancos, altas de cuentas, cheques y movimientos financieros; administrar caja fuerte y medios de pago asignados. - Pagos y operaciones financieras controlados, autorizados y trazables.
6. Gestionar tarjetas de gasolina, cargas y reportes de saldo/uso; atender pagos, compras, reservaciones, trámites y requerimientos administrativos especiales autorizados, incluyendo recepción de pagos cuando corresponda. - Recursos disponibles, solicitudes atendidas y evidencia completa.
RESPONSABILIDADES Y DIMENSIONES DEL PUESTO
Recursos económicos
Responsabilidad directa sobre caja chica, efectivo autorizado, comprobaciones, pagos a proveedores, anticipos, tarjetas de gasolina, tarjetas/medios de pago asignados, caja fuerte y recursos destinados a servicios y flotilla. Su gestión impacta directamente en el control y optimización del gasto.
Relación con entidades externas o del gobierno
Relación con proveedores de productos y servicios, arrendadores, proveedores de mantenimiento, telefonía, internet y flotilla, instituciones bancarias y establecimientos o entidades vinculadas con trámites y pagos. Cuando corresponda, realiza gestiones administrativas ante entidades públicas relacionadas con servicios, inmuebles o vehículos.
Materiales/Equipos
Laptop, Celular, Monitor.
Especialización
Deseable formación en compras y negociación, administración financiera, control de gastos, Tesorería, proveedores, flotillas, caja chica, medios de pago, administración de servicios y Excel
Conocimientos específicos
- Compras, cotizaciones, evaluación y catálogo de proveedores
- Control de gastos, caja chica, efectivo, anticipos, transferencias, tarjetas y comprobaciones.
- Tesorería operativa, bancos, pagos a proveedores, cheques, alta de cuentas y documentación financiera.
- Administración de servicios e inmuebles
- Gestión de flotilla.
- Zona de trabajo: Magdalena Mixiuhca
- Horario de trabajo: Lunes a viernes de 9 a 6pm - Sábado de 9 a 2pm
- Educación: Licenciatura concluida en Administración, Negocios, Finanzas, Contabilidad, Economía, Comercio, Negocios
- Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia en compras, administración, Tesorería, cuentas por pagar, control de gastos o actividades administrativas/financieras relacionadas. Deseable experiencia con manejo de efectivo, proveedores, pagos, caja chica y atención simultánea de múltiples solicitudes.
