Gerente de HOA

Revisión Arquitectónica
- Actuar como el principal punto de contacto para los propietarios que presentan proyectos para consideración del Comité de Revisión Arquitectónica (ARC).
- Recibir, registrar y revisar todas las solicitudes arquitectónicas y de construcción para verificar que estén completas y cumplan con los lineamientos de diseño de la comunidad.
- Coordinar las reuniones de revisión del ARC, preparar la documentación de respaldo y comunicar las decisiones a los propietarios de manera oportuna y profesional.
- Dar seguimiento a todos los proyectos presentados desde la solicitud hasta su aprobación o rechazo final, manteniendo registros organizados y actualizados.
- Realizar o coordinar visitas al sitio para verificar que las construcciones en proceso y concluidas cumplan con los planos aprobados y los estándares de diseño.
- Mantener un registro actualizado de todas las solicitudes del ARC activas, pendientes y concluidas.
- Escalar al Director de HOA los casos de incumplimiento para que se tomen las acciones correspondientes, cuando sea necesario.

Gestión de Proyectos
- Gestionar y dar seguimiento a los proyectos de mejora y proyectos de capital aprobados por la HOA, desde su inicio hasta su conclusión.
- Obtener, revisar y presentar cotizaciones de proveedores y propuestas de contratistas al Director de HOA para su autorización.
- Coordinar la programación y ejecución de los proyectos aprobados, asegurando que el trabajo se complete a tiempo y dentro del presupuesto.
- Realizar inspecciones periódicas en sitio para supervisar el desempeño de los contratistas y la calidad del trabajo.
- Mantener la documentación completa de los proyectos, incluidos contratos, órdenes de cambio, registros de inspección y actas de conclusión.
- Comunicar al Director de HOA y a los propietarios las actualizaciones sobre el estado de los proyectos, cuando corresponda.
- Identificar y señalar de manera proactiva posibles riesgos del proyecto, retrasos o variaciones en el presupuesto.

Facturación y Cobranza
- Preparar y emitir las facturas por contribuciones de la HOA y los avisos de cuotas para todos los propietarios, de conformidad con el calendario de facturación aprobado.
- Dar seguimiento y registrar todos los pagos recibidos por la HOA, manteniendo registros precisos y actualizados de la cuenta de cada propietario.
- Dar seguimiento a las cuentas vencidas de manera profesional y oportuna, en coordinación con el Director de HOA y el equipo de Finanzas.
- Mantener organizados los registros de facturación y apoyar en la preparación de informes financieros mensuales y en el seguimiento del presupuesto.
- Responder a las consultas de los propietarios relacionadas con la facturación, saldos de cuenta y procesos de pago.
- Coordinar con el equipo de Finanzas los procedimientos de cobranza, los planes de pago y la escalación de cuentas vencidas, según se requiera.
- Apoyar los procesos financieros de cierre de año y las auditorías relacionadas con la información de facturación y cobranza de la HOA.

Apoyo Administrativo
- Mantener organizados los registros digitales y físicos de los archivos del ARC, la documentación de proyectos y las cuentas de los propietarios.
- Apoyar al Director de HOA en la preparación de materiales para las reuniones del Consejo Directivo, comunicaciones a los propietarios e informes trimestrales.
- Apoyar en la coordinación de las Asambleas Anuales y las reuniones de la HOA, según se indique.
- Preparar correspondencia, avisos y comunicaciones para los propietarios, cuando sea necesario.

Responsabilidades Adicionales
- Asistir a otros departamentos según sea necesario, de acuerdo con las necesidades del negocio.
- Cumplir con todas las políticas, procedimientos y lineamientos operativos de la empresa.
- Mantener el profesionalismo y la integridad en todas las interacciones.