Asistente Ejecutiva del departamento de Construcción

Misión del puesto:
Coordinar y proporcionar una asistencia administrativa de alto nivel al equipo ejecutivo. Incluye el análisis de documentos, la preparación de informes de investigación y la supervisión ocasional de los miembros de personal.

Actividades del puesto:

Operativas

1. Administrar la agenda del director y coordinar entrevistas o reuniones según sea necesario.
2. Apoyo en elaboración de RFP y seguimiento de entrega de cotizaciones.
3. Mantener la documentación y base de datos de los proyectos organizada y actualizada.
4. Seguimiento y conciliación de los gastos de los proyectos de arquitectura, manteniendo registros precisos.
5. Coordinar y comunicarse con equipos internos, clientes y socios externos en nombre del director.

Administrativas

1. Preparación de reportes y/o presentaciones según se requiera.
2. Preparar la información para la elaboración de contratos, órdenes de trabajo y/o órdenes de cambio.
3. Preparar reportes financieros.
4. Elaboración de formatos, registros o documentos.

Funciones genéricas:

- Brindar un servicio excepcional a propietarios, huéspedes, proveedores, visitantes y colaboradores
- Actuar con esmero y dedicación en las tareas que le sean asignadas y que contribuyan a la misión, alineadas a los valores organizacionales.
- Participar en juntas, actividades de integración, actividades de capacitación, campañas, y convocatorias en general a la que sera invitado y que contribuyan al logro de la misión de la empresa.
- Participar en las iniciativas de responsabilidad social y cumplir con los protocolos de seguridad de la empresa
- Cumplir con el código de ética, reglamento interno del trabajo, políticas, procedimientos y estándares de operación de la empresa.
- Cumplir con el acuerdo de confidencialidad de la información

Formación y requisitos:
- Nivel de inglés avanzado oral y escrito
- Experiencia mínima de 2 años en posiciones similares
- Manejo de tablas contables, cash-flow, gestión del tiempo y seguimiento de proyectos, resolución de problemas,

- Manejo de paquetería Office General, (Excel Avanzado)

Adobe PSD o InDesign, Sketch up o cualquier software de diseño es un plus.

- Resolución de problemas

- Atención a los detalles

- Registro y seguimiento de procesos

- Habilidades contables