Asistente administrativo y de operaciones Bilingue

Escolaridad: Preparatoria terminada (minimo)
Bilingüe (Ingles Avanzado)
Facilidad de palabra
Organizada
Proactiva
Excelente actitud de servicio
Buena presentación
Disponibilidad de horario

Funciones:

Administración del back office de la plataforma CRM

Atención a clientes tanto internos como externos: en persona, vía telefónica y correo electrónico
Control de expedientes de propiedades, tanto físicos como digitales
Recabación y digitalización de documentos
Captura de información de propiedades en sistema interno y portales
Actualización de precios y disponibilidad de propiedades en sistema interno y portales
Asignación de nuevos prospectos a los asociados de acuerdo con las políticas internas
Feedbacks: Elaboración, seguimiento y captura de Property feedbacks
Monitoreo de oficina: siempre contar con los recursos necesarios para proporcionar un servicio de calidad a clientes y asociados. Reportar/solicitar cualquier cosa necesaria para poder cumplir con lo anterior.
Dar seguimiento a los asociados para que respondan las solicitudes de los clientes y prospectos de una manera efectiva y garantizando un servicio de calidad
Capacitación a los nuevos agentes durante el proceso de inducción.
Garantizar que los nuevos prospectos reciban la atención en el lapso de tiempo de acuerdo con las políticas internas
Garantizar que los clientes actuales que soliciten información reciban la atención de parte su agente en el lapso de tiempo de acuerdo a las políticas internas y en relación a la información solicitada
Administración del proceso de cancelación de propiedades
Supervisión a la calidad de los showings de propiedades por parte de los asociados
Supervisión el envío de los reportes ejecutivos
Elaboración del rol de guardias mensual
Seguimiento a la asistencia de los asociados a los eventos de la oficina, apoyo en juntas y capacitaciones a gerencia.
Manejo de inventario de llaves
Apertura y cierre de sucursal
Coordinar el proceso de Cierre de operaciones entre comprador y vendedor por compraventa de propiedad
Recabar la documentación necesaria para realizar cierre (comprador, vendedor y propiedad)
Orientar a comprador y vendedor durante proceso
Gestionar proceso de compra-venta con Notaria, Fiduciaria, Hipotecaria, RPP y/o cualquier entidad involucrada
Coordinar con notarias para llevar a cabo el proceso de escrituración
Seguimiento a clientes para la elaboración y programación de la firma de escrituras
Proceso de gestión para la firma de Escrituras de compraventa
Coordinación con Fiduciarias, bancos y especialistas fiscales
Proceso de gestión para la firma de contratos privados
Generación de Break Down de la operación a escriturar
Solicitud de Facturas para el pago de compraventas
Generar Avisos de operaciones para Prevención de Lavado de Dinero SAT
Elaboración de ofertas de compra
Elaboración de contratos de servicio de corretaje
Elaboración de contratos de arrendamiento
Revisión de contratos privados
Reporte de estatus de operaciones en proceso de firma
Presentar reporte de resultados semanales
Presentar reporte de seguimientos semanales
Mantener sistema de cierres actualizado con detalles de la compra-venta
Impulsar el cierre de las operaciones a su cargo para el cumplimiento de la meta establecida por la organización
Supervisar el cumplimiento de las políticas de venta establecidas en la organización.