Recepcionista Escolar tiempo completo

Descripción general del puesto

La Recepcionista Escolar es responsable de brindar atención y orientación a padres de familia, alumnos, colaboradores, visitantes y proveedores, asegurando una comunicación eficiente y una experiencia de servicio cálida y profesional. Es el primer punto de contacto de la comunidad educativa y contribuye al adecuado funcionamiento administrativo de la institución mediante la gestión de información, documentación y procesos de atención.

Responsabilidades principales
Recibir y atender a padres de familia, alumnos, visitantes y proveedores de manera cordial y profesional.
Gestionar y canalizar llamadas telefónicas, correos electrónicos y mensajes institucionales.
Brindar información general sobre servicios, procesos y actividades escolares.
Controlar y registrar el ingreso y salida de visitantes conforme a los protocolos de seguridad establecidos.
Recibir, clasificar y distribuir documentación, correspondencia y paquetería.
Apoyar en el control y actualización de bases de datos, directorios y expedientes escolares.
Coordinar la entrega de documentos, constancias, circulares y comunicados a familias y colaboradores.
Dar seguimiento a solicitudes de padres de familia y canalizarlas a las áreas correspondientes.
Apoyar en la organización logística de eventos, reuniones, juntas y actividades institucionales.
Mantener actualizada la agenda de salas de juntas y espacios de uso común cuando aplique.
Gestionar el préstamo y control de llaves, gafetes o materiales asignados a recepción.
Mantener el área de recepción organizada, limpia y con una imagen profesional.
Resguardar la confidencialidad de la información de alumnos, familias y colaboradores.
Requisitos del puesto
Escolaridad
Bachillerato concluido (indispensable).
Carrera técnica o estudios superiores en áreas administrativas, educativas o afines (deseable).
Experiencia
Mínimo 1 año de experiencia en recepción, atención al cliente o asistencia administrativa.
Experiencia en instituciones educativas (deseable).
Conocimientos
Atención y servicio al cliente.
Manejo de paquetería Office (Word, Excel, Outlook).
Gestión de llamadas telefónicas y correos electrónicos.
Organización y control de documentos.
Manejo de plataformas escolares y administrativas (deseable).
Protocolos básicos de seguridad y atención a visitantes.
Competencias
Excelente actitud de servicio.
Comunicación efectiva y trato amable.
Organización y atención al detalle.
Capacidad de seguimiento.
Discreción y confidencialidad.
Proactividad.
Resolución de problemas.
Trabajo en equipo.
Manejo adecuado de situaciones de estrés.
Indicadores de desempeño
Calidad y oportunidad en la atención a padres de familia y visitantes.
Tiempo de respuesta a solicitudes.
Precisión en el manejo de información y documentación.
Cumplimiento de protocolos de acceso y seguridad.
Organización y actualización de registros administrativos.
Nivel de satisfacción de usuarios internos y externos.