Cordinador /a de Grupos y Convenciones Experiencia en Hoteles 4 Diamantes

1. Recibir el file de grupos definitivos de parte de Gerente de Ventas Grupos.
2. Revisar el contrato del grupo para conocer todos los acuerdos negociados y cerrados con el grupo.
3. Enviar e-mail de introducción con el cliente para que se inicie la relación y planeación de la logística del grupo.
4. Se debe de llevar un file físico y en computadora de cada grupo de manera ordenada y cronológica.
5. Planeación de Agenda de actividades del grupo, asesorando al cliente de las mejores opciones para su grupo.
6. Dar seguimiento a la programación de depósitos en coordinación con contabilidad.
7. En base a necesidades se ofrecen proveedores los cuales satisfagan las necesidades del grupo y apoyen en la buena imagen al hotel.
8. Se coordinan todos los puntos con el cliente para el grupo con todas las áreas del hotel; Reservaciones, Recepción, Contabilidad, Alimentos y Bebidas, División Cuartos, etc.
9. Se realizan los siguientes documentos con la finalidad de otorgar la información necesaria a todos y cada uno de los departamentos del Hotel: Instructivo, Agenda cronológica de Actividades, Ordenes de servicio de cada evento (BEO?s), Balance tentativo el cual incluye: ingreso de renta de habitaciones, extras grupales y todo lo autorizado por cliente.
10. Se coordina junta pre-con interna con jefes departamentales para dar a conocer perfil y objetivo a cumplir para cada grupo.
11. Se coordina junta pre-convención con cliente y jefes departamentales del hotel. Para que cliente conozca los líderes principales con los cuales se logrará el éxito del evento.