Objetivo del puesto
Apoyar el control administrativo y financiero de la agencia, asegurando el correcto registro de ingresos, egresos, cobros, pagos a proveedores y comisiones, así como el seguimiento de las operaciones realizadas por el área de ventas.
Perfil requerido
* Experiencia mínima de 3 años en funciones administrativas.
* Preferentemente experiencia previa en agencias de viajes, turismo o empresas de servicios.
* Estudios técnicos o licenciatura en Administración, Contabilidad, Finanzas o carrera afín.
* Conocimientos de administración, contabilidad básica, bancos, facturación y conciliaciones.
* Buen manejo de Excel y herramientas administrativas.
* Preferentemente conocimiento y manejo de ICAAV, sistema especializado de back office para agencias de viajes.
* Persona ordenada, responsable, discreta, analítica y con alta atención al detalle.
Funciones principales
* Llevar el control diario de ingresos y egresos de la agencia.
* Registrar y verificar depósitos, transferencias y cobros realizados por los clientes.
* Realizar conciliaciones bancarias y verificar movimientos.
* Llevar el control de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
* Preparar y realizar pagos a operadores, hoteles, aerolíneas y demás proveedores.
* Verificar antes de efectuar cualquier pago que el importe correspondiente haya sido previamente cobrado al cliente y se encuentre disponible.
* Revisar que cada pago solicitado por un asesor de viajes corresponda a una operación debidamente registrada y cobrada.
* Identificar claramente qué parte del dinero recibido corresponde a pagos a proveedores y qué parte constituye comisión o ingreso efectivo de la agencia.
* Revisar facturas, comprobantes y documentación relacionada con cada operación.
* Dar seguimiento administrativo a las ventas realizadas por los asesores.
* Registrar y controlar las operaciones en ICAAV o en el sistema administrativo utilizado por la agencia.
* Elaborar reportes básicos de ingresos, egresos, flujo de efectivo, ventas, pagos pendientes y comisiones.
* Mantener organizado el archivo administrativo, fiscal y bancario.
* Preparar y proporcionar al contador la documentación e información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales.
Competencias
* Orden y capacidad de control.
* Honestidad y confidencialidad.
* Facilidad para trabajar con números.
* Atención al detalle.
* Seguimiento puntual.
* Capacidad para detectar diferencias o movimientos inconsistentes.
* Buena comunicación con asesores de viajes, proveedores, bancos y contador.
* Capacidad para trabajar con varias operaciones simultáneamente sin perder el control de cada expediente.
Conocimiento del negocio
Es importante que comprenda el funcionamiento particular de una agencia de viajes minorista, donde se comercializan principalmente servicios e intangibles y una parte significativa del dinero recibido del cliente no constituye un ingreso propio de la agencia, sino recursos que posteriormente deben pagarse a operadores, hoteles, aerolíneas y otros proveedores.
Por ello, deberá distinguir claramente entre:
* Monto total de la venta.
* Cantidad correspondiente al proveedor.
* Comisión o margen de la agencia.
* Impuestos y cargos aplicables.
* Saldo pendiente de cobro o de pago.
El principio fundamental del puesto será mantener perfectamente relacionado lo vendido, lo cobrado y lo pagado, evitando realizar pagos de servicios que todavía no hayan sido cubiertos por el cliente.
Conocimiento preferente de ICAAV
Se valorará especialmente que el candidato tenga experiencia en ICAAV, software especializado para la administración y contabilidad de agencias de viajes, ya que facilitará su incorporación al manejo de expedientes, clientes, proveedores, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, facturación, comisiones y demás procesos de back office de la agencia.
Para una contratación, creo que esta versión ya define bastante bien qué persona estamos buscando y, sobre todo, para qué la necesitamos, sin convertirla en un perfil excesivamente contable. No buscamos un contador: buscamos un administrador que controle la operación financiera cotidiana de la agencia.
