Objetivo general del puesto
Brindar soporte operativo y administrativo a la Coordinación Administrativa mediante la ejecución, registro, control y seguimiento de los procesos asignados, asegurando la correcta integración, actualización y disponibilidad de la información administrativa y financiera.
El puesto participa en actividades de captura, validación, conciliación, análisis básico y elaboración de reportes, así como en el control documental y seguimiento de procesos administrativos. Su función contribuye a mantener información oportuna, confiable y ordenada que facilite la supervisión de las operaciones, el cumplimiento de los controles internos y la toma de decisiones por parte de los niveles de coordinación y gerencia.
Todas las actividades deberán realizarse conforme a los procedimientos, lineamientos, controles internos y criterios establecidos por la Coordinación Administrativa y la Gerencia de Administración.
Responsabilidades principales
A. Registro y control de información
Capturar, registrar y actualizar información administrativa y financiera en los sistemas y archivos establecidos.
Validar que la información capturada sea completa y consistente.
Identificar y reportar diferencias o información incompleta a la Coordinación Administrativa.
B. Conciliaciones y análisis de información
Capturar y apoyar en la elaboración de conciliaciones bancarias. Clasificar movimientos por fecha, empresa, proyecto, área, centro de costo y tipo de gasto, según corresponda.
Descargar y realizar el cruce de archivos XML recibidos y emitidos.
Apoyar en la integración y análisis de información relacionada con nómina, impuestos, gastos, ingresos y activo fijo.
C. Facturación y cuentas por cobrar
Elaborar y dar seguimiento al proceso de facturación conforme a los procedimientos establecidos.
Mantener actualizado el control de cuentas por cobrar.
Dar seguimiento a facturas pendientes de cobro y reportar su estatus a la Coordinación Administrativa.
D. Gestión documental
Organizar y mantener actualizado el archivo físico y digital del área.
Administrar la documentación relacionada con contratos, facturas, comprobantes y demás información administrativa.
Mantener actualizados los archivos digitales en las plataformas autorizadas por la empresa.
Recepción de solicitudes de pago a proveedor
E. Integración de información y reportes
Descargar e integrar periódicamente información administrativa y fiscal.
Preparar información y documentación requerida por la Coordinación Administrativa o por proveedores externos autorizados.
Elaborar y actualizar reportes y bases de datos del área.
F. Control de recursos y medios de pago
Apoyar en el control administrativo de tarjetas corporativas, pasarelas de pago y otros medios de pago.
Llevar el control y comprobación de los movimientos de caja chica.
Mantener actualizada la documentación y registros relacionados con dichos recursos.
G. Seguimiento administrativo
Dar seguimiento a las solicitudes y actividades administrativas asignadas.
Mantener actualizado el estatus de los pendientes.
Informar oportunamente a la Coordinación Administrativa sobre avances, retrasos o situaciones que requieran atención.
H. Control de licencias y suscripciones
Mantener actualizado el control de licencias, suscripciones y servicios contratados por la empresa.
Dar seguimiento a fechas de vencimiento, renovaciones y cargos recurrentes.
I. Documentación de procesos
Apoyar en la elaboración y actualización de manuales, procedimientos y formatos del área.
Mantener actualizada la documentación relacionada con los procesos bajo su responsabilidad.
