Secretaria Cedi Santa Catarina
Misión Ser el primer punto de contacto y el enlace entre el Gerente de Operaciones, terceros, proveedores y otros empleados, interactuando con ellos de manera profesional y eficaz. Responder requerimientos, preparar los documentos necesarios y realizar el seguimiento correspondiente para facilitar el seguimiento de agenda, pendientes y ciertas gestiones administrativas básicas.
Responsabilidades
Gestionar todas las llamadas, correos electrónicos, correspondencia y faxes, tanto entrantes como salientes para asegurar el servicio y la comunicación de la Gerencia de operaciones con el resto de los departamentos y áreas.
Monitorear memos, entregas y reportes entrantes y salientes, así como coordinar los servicios de mensajería para asegurar que se cumplan con los tiempos.
Monitorear, responder y reenviar correos entrantes de manera constante para asegurar el tiempo de servicio y la comunicación de la Gerencia de operaciones con el resto de los departamentos y áreas. Redactar, acumular y organizar comunicaciones escritas, reportes, presentaciones y hojas de cálculos así como documentos tanto en físico como digitales, reportes y otros documentos administrativos para asegurar el seguimiento a los pendientes del área.
Recopilar información de diferentes departamentos con el objetivo de estudiar los datos y generar los reportes correspondientes.
Escanear documentos en físico para respaldarlos de forma digital.
Gestionar el calendario profesional del ejecutivo, así como los requerimientos para reuniones, coordinando sus citas para asegurar un manejo efectivo de los eventos, así mismo realizar y dar seguimiento a las solicitudes de pedido sobre los requerimientos de compra del área.
Dar seguimiento a los proyectos y tareas para que sean llevados a cabo en tiempo.
Confirmar la reservación de salones o locales, así como coordinar la comida, para garantizar el éxito del evento asignado.
Colaborar en Programas y Proyectos de la empresa y del grupo.
Cumplir con el Sistema de Gestión y el Sistema de Mejora Continua.
Requisitos Carrera Técnica.
Experiencia en Administración (1 año), asistente, manejo de información, base de datos, estadísticos (1 año).
Inglés (Básico).
Conocimientos
Controles Administrativos (Básico).
Conocimiento del Negocio (Básico).
Office & Windows (Avanzado).
Solicitud de Pedido (Avanzado).
SAP (Básico).
Deseable
Licenciatura concluida en Administración de empresas, Ingeniería Industrial.