Auxiliar Administrativo Zona Saltillo Santa Catarina

1. Objetivo del puesto
Brindar apoyo administrativo y documental a la operación del proyecto, asegurando el control, registro, archivo y seguimiento oportuno de información relacionada con personal, compras, materiales, equipos, gastos, proveedores y avances de obra, conforme a los procedimientos internos de la empresa.
2. Principales responsabilidades
Recibir, revisar, registrar, organizar y archivar documentación administrativa y operativa del proyecto.
Elaborar y actualizar controles en Excel relacionados con personal, asistencia, materiales, herramientas, maquinaria, combustible, gastos y avances.
Apoyar en la elaboración y seguimiento de requisiciones de compra, órdenes de servicio y solicitudes de materiales.
Dar seguimiento a cotizaciones, entregas, facturas, remisiones, notas de entrada y documentación de proveedores.
Integrar expedientes de personal, proveedores, contratistas, equipos y vehículos asignados al proyecto.
Controlar listas de asistencia, incidencias, horas extras, permisos, vacaciones y movimientos del personal, para su envío al área correspondiente.
Apoyar en la preparación de reportes diarios, semanales y mensuales de la obra.
Recopilar y organizar evidencias fotográficas, generadores, estimaciones, bitácoras y documentos de soporte.
Gestionar firmas, autorizaciones y distribución de documentos entre obra, oficinas administrativas, proveedores y cliente.
Controlar comprobaciones de gastos, viáticos, caja chica, reembolsos y anticipos, conforme a las políticas de la empresa.
Registrar entradas, salidas, asignaciones y devoluciones de materiales, herramientas, equipos y equipo de protección personal.
Mantener actualizados directorios, bases de datos, calendarios, pendientes y controles administrativos.
Atender llamadas, correos y solicitudes internas relacionadas con la administración del proyecto.
Apoyar en la coordinación de reuniones, elaboración de minutas y seguimiento de acuerdos administrativos.
Resguardar la documentación física y digital, asegurando su identificación, integridad, confidencialidad y fácil localización.
Reportar oportunamente documentos faltantes, vencimientos, diferencias, retrasos o desviaciones detectadas.
Cumplir las políticas administrativas, de seguridad, confidencialidad y protección de datos aplicables.
3. Perfil requerido
Escolaridad:
Licenciatura trunca en Administración, Contabilidad o área afín.
Experiencia:
Mínimo 5 años de experiencia en funciones administrativas.
Deseable experiencia en empresas de construcción, telecomunicaciones, infraestructura u operación de proyectos.
Experiencia en control documental, requisiciones, facturas, comprobaciones, asistencia y elaboración de reportes.
Manejo de Microsoft Excel en nivel intermedio: fórmulas básicas, filtros, tablas, validación y organización de bases de datos.
Conocimientos básicos, en facturación, compras, control de viáticos.