Función principal
Brindar apoyo administrativo mediante la atención, seguimiento, registro y control de trámites, actividades, documentación y requerimientos de la empresa, acorde con las normas y procedimientos internos, asegurando que la gestión integral de las acciones se realice de forma eficiente y efectiva.
Actividades Específicas
Responsabilidades Administrativas
Atender las llamadas telefónicas y transferirlas al área correspondiente, registrando los datos solicitados de acuerdo con el procedimiento de la empresa.
Controlar la entrada y salida de visitantes y empleados manejando las listas de acceso.
Recibir y entregar correspondencia, documentos e información, siguiendo las políticas establecidas para este fin.
Resguardar, solicitar y controlar la papelería de la empresa.
Controlar los insumos del área de cocina, vigilando el abastecimiento de los insumos (café, azúcar, agua, galletas, platos, etc.).
Responsabilidades de Inventarios
Recibir y analizar las solicitudes de materiales entregadas por el Gerente de Operaciones y/o Subgerente de Operaciones.
Capturar pedidos en SAE vigilando que no exceda el presupuesto autorizado para cada Cliente.
Comparar existencias en inventario contra las necesidades de surtimiento para que el área de Logística pueda realizar las compras de materiales del área de servicio.
Verificar precios de los productos y actualizar listas.
Elaborar requisición de compra y enviarla al responsable de Logística.
Elaborar remisiones, coordinando con el encargado de almacén, el surtimiento de estas.
Controlar movimientos de entradas y salidas de almacén.
Responsabilidades de Recursos Humanos
Recibir y ordenar los recibos de nómina, y entregárselos al asistente de recursos humanos para el registro y archivo.
Descargar los registros del reloj checador del corporativo, elaborar listas de asistencia, recabar firmas y entregarlas al gerente de administración.
Responsabilidades de apoyo al departamento de Operaciones
Imprimir formatos de: Vacaciones, observaciones de nómina, aviso de cambio de personal de contrato y o sueldo, listas de asistencia diaria continua, solicitud de préstamos y solicitud de materiales, Formato por faltas al RIT y archivarlos en la cajonera del departamento de operaciones.
Elaborar listas de asistencia diaria para supervisores (quincenales y semanales).
Otras Responsabilidades
Solicitar a clientes acceso previo a sus instalaciones para la entrega de materiales por ruta.
Elaborar carta porte.
Controlar la asignación de equipo de seguridad para el personal, por Cliente registrando la información en el control correspondiente.
Registrar y resguardar en los expedientes digitales de clientes todo lo relacionado a entrega de escaleras, extensiones eléctricas, extensiones telescópicas, señales de piso, carritos de servicio, equipos y/o maquinaria asignada a los clientes de servicio.
Proporcionar asesoría ASPEL al personal de Jani King en las tareas de facturación de servicios.
Realizar todas aquellas actividades necesarias para el cumplimiento de sus funciones, las que le sean expresamente encomendadas por su jefe inmediato.
