Archivista Sin experiencia

1. Clasificación, Catalogación y Codificación de la Información
Diseño del sistema de archivo: Implementar y mantener actualizado el Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental de la empresa.
Codificación de expedientes: Asignar códigos, etiquetas y nomenclaturas uniformes a los documentos y expedientes (físicos y digitales) para garantizar su estricto orden alfabético, numérico, cronológico o temático.
Indexación de datos: Registrar los metadatos y descriptores clave de cada documento en el sistema de gestión interna para facilitar búsquedas rápidas y precisas.

2. Gestión de Archivo Digital y Automatización
Digitalización de documentos: Operar equipos de escaneo de alta velocidad para convertir archivos físicos en formatos digitales (PDF, TIFF, etc.), asegurando la legibilidad y calidad del archivo final.
Administración de repositorios: Cargar, organizar y respaldar la documentación en servidores internos, nubes corporativas o sistemas de gestión documental (DMS).
Control de versiones: Asegurar que los documentos digitales vigentes estén claramente identificados, evitando duplicidades o confusiones con versiones obsoletas.

3. Préstamo, Consulta y Servicio al Usuario
Control de préstamos: Gestionar las solicitudes de consulta de expedientes por parte de las diferentes áreas de la empresa, registrando las salidas y retornos mediante vales de archivo.
Búsqueda y recuperación: Localizar y proveer de manera oportuna la información o expedientes específicos solicitados por las jefaturas, auditorías o requerimientos legales.
Atención y orientación: Apoyar a los usuarios internos sobre el uso correcto de las plataformas digitales de archivo y los lineamientos para la entrega de nueva documentación.

4. Conservación, Depuración y Cumplimiento Legal
Mantenimiento físico: Supervisar las condiciones ambientales del archivo muerto o de concentración (temperatura, humedad, limpieza, control de plagas) para evitar el deterioro del papel.
Depuración y bajas documentales: Coordinar los procesos de purga y destrucción segura de documentos que hayan cumplido su ciclo de vida útil o su vigencia legal, elaborando las actas de baja correspondientes.
Confidencialidad y seguridad: Restringir el acceso a expedientes sensibles (como datos personales, contratos, nóminas o información legal) de acuerdo con los niveles de autorización y la Ley Federal de Protección de Datos Personales.