Recepcionista de Centro de Negocios Claveria

Objetivo del puesto
Brindar una atención excepcional a clientes, visitantes y prospectos, asegurando una experiencia profesional desde su llegada hasta su salida. Administrar eficientemente la operación de recepción, el control de salas de juntas, correspondencia, llamadas telefónicas y apoyo administrativo, garantizando la excelencia en el servicio y el correcto funcionamiento del centro de negocios.
Funciones principales
Atención al cliente
- Recibir y dar la bienvenida a clientes y visitantes.
- Canalizar correctamente a clientes, proveedores y visitantes.
- Atender llamadas telefónicas y dar seguimiento oportuno.
- Responder correos electrónicos y mensajes de WhatsApp corporativos.
- Proporcionar información sobre los servicios del centro de negocios.
- Resolver dudas e incidencias de primer nivel.
Administración de oficinas y salas
- Controlar la ocupación de oficinas y salas de juntas.
- Coordinar reservaciones.
- Preparar salas antes de cada reunión.
- Supervisar que las instalaciones permanezcan limpias y ordenadas.
- Reportar incidencias de mantenimiento.
Control administrativo
- Recepción y entrega de mensajería y paquetería.
- Elaboración de reportes diarios de ocupación.
- Control de llaves, accesos y visitantes.
- Apoyo en la elaboración de contratos y expedientes.
- Control documental y archivo.
- Elaboración de recibos y seguimiento administrativo cuando sea requerido.
Cobranza y facturación
- Dar seguimiento a pagos pendientes.
- Confirmar depósitos y transferencias.
- Apoyar en el envío de facturas a clientes.
- Informar oportunamente sobre vencimientos de pago.
- Mantener actualizado el estatus de cobranza.
Comunicación
- Mantener comunicación constante con las diferentes áreas de la empresa.
- Escalar oportunamente cualquier incidencia.
- Dar seguimiento a solicitudes de clientes hasta su conclusión.
Escolaridad
- Bachillerato concluido (mínimo).
- Deseable carrera técnica o licenciatura en Administración, Turismo, Relaciones Comerciales, Negocios o áreas afines.
Experiencia
- Mínimo 2 años en recepción, atención a clientes, hotelería, coworking, centros de negocios, oficinas corporativas o servicio al cliente.
- Manejo de conmutador.
- Administración de agendas.
- Atención presencial y telefónica.
Conocimientos
- Microsoft Office (Word, Excel y Outlook).
- Google Workspace.
- Manejo de correo electrónico.
- WhatsApp Business.
- Facturación básica (deseable).
- Cobranza administrativa (deseable).
- Organización de eventos o salas de juntas.
- Manejo de equipos de oficina.
Competencias
- Excelente presentación.
- Actitud de servicio.
- Comunicación efectiva.
- Organización.
- Planeación.
- Proactividad.
- Sentido de urgencia.
- Seguimiento.
- Trabajo bajo presión.
- Resolución de problemas.
- Atención al detalle.
- Discreción y confidencialidad.
- Responsabilidad.
- Puntualidad.
- Trabajo en equipo.
Indicadores de desempeño (KPIs)
- Tiempo de respuesta a clientes.
- Nivel de satisfacción del cliente.
- Cumplimiento en seguimiento de solicitudes.
- Exactitud en reportes administrativos.
- Cero incidencias por pérdida de información.
- Cumplimiento en reservaciones y ocupación de salas.
- Oportunidad en el seguimiento de cobranza.
- Cumplimiento de protocolos de atención.
Valores indispensables
- Honestidad.
- Integridad.
- Respeto.
- Empatía.
- Compromiso.
- Confidencialidad.
- Orientación al cliente.
- Profesionalismo.
Horario
- Lunes a viernes y sábado (según operación del centro de negocios).
Reporta a
Coordinación Administrativa / Gerencia del Centro de Negocios.
Perfil ideal
Buscamos una persona organizada, amable, con excelente actitud de servicio, facilidad para comunicarse, capaz de trabajar con múltiples actividades al mismo tiempo y mantener un alto nivel de atención al cliente. Debe transmitir confianza, resolver situaciones con rapidez y representar la imagen profesional del centro de negocios en todo momento.