Coordinador de Operaciones Ejecutivas

Brazo derecho operativo de Dirección General

Ubicación: Ciudad de México
Modalidad: Híbrida

Buscamos una persona altamente organizada, metódica, resolutiva y con excelente manejo de herramientas digitales para apoyar directamente a la Dirección General en la administración de prioridades, tareas, pagos, proveedores, documentos y plataformas de software.

No buscamos únicamente una persona que administre una agenda. Buscamos a alguien que dé seguimiento, organice, investigue, configure herramientas y ayude a convertir pendientes en resultados concretos.

Principales responsabilidades
Administrar y priorizar tareas de Dirección General.
Dar seguimiento a acuerdos, responsables y fechas compromiso.
Coordinar reuniones, agenda, viajes y actividades ejecutivas.
Controlar pagos, suscripciones, licencias y renovaciones.
Organizar documentos, contratos, accesos y archivos digitales.
Coordinar proveedores y dar seguimiento hasta la conclusión de cada solicitud.
Investigar herramientas de software y presentar recomendaciones.
Apoyar en la configuración y administración de plataformas digitales.
Preparar reportes, presentaciones, minutas y documentos ejecutivos.
Mantener actualizados tableros de tareas y seguimiento.
Identificar retrasos, riesgos y asuntos que requieran atención.
Proponer mejoras para simplificar y ordenar procesos.
Utilizar herramientas de inteligencia artificial para agilizar actividades administrativas y operativas.
Gestionar y dar seguimiento a trámites administrativos, gubernamentales, bancarios y corporativos.
Acudir personalmente, cuando sea necesario, a instituciones, bancos, notarías, dependencias gubernamentales, proveedores o clientes para resolver trámites y gestiones.
Coordinar y dar seguimiento hasta la conclusión de procesos presenciales que requieran representación de la empresa o de la Dirección General.
Administrar pagos, renovaciones, licencias, seguros y servicios, verificando que se realicen en tiempo y forma.
Resolver incidencias administrativas de manera autónoma, buscando siempre la alternativa más eficiente.
Representar profesionalmente a la Dirección General en gestiones externas cuando sea requerido.

Perfil que buscamos:
De 3 a 5 años de experiencia en asistencia ejecutiva, coordinación operativa, gestión de proyectos o posiciones similares.
Experiencia trabajando directamente con directores, socios o dueños de empresa.
Excelente organización, redacción y comunicación.
Capacidad para manejar múltiples temas simultáneamente.
Seguimiento firme, respetuoso y constante.
Alto nivel de confidencialidad y criterio.
Facilidad para aprender nuevas herramientas de software.
Inglés intermedio.
Buena presentación profesional.
Disponibilidad para trabajar en un entorno dinámico y con prioridades cambiantes.

Herramientas deseables:
Google Workspace o Microsoft 365.
ClickUp, Notion, Asana, Monday o plataformas similares.
ChatGPT, Gemini, Claude u otras herramientas de inteligencia artificial.
Canva y herramientas para presentaciones.
Slack, Teams y Zoom.
Plataformas de almacenamiento y firma electrónica.
Sistemas administrativos, CRMs o herramientas de control de pagos.

No es necesario dominar todas las herramientas, pero sí tener facilidad tecnológica, curiosidad y disposición para aprender.

Competencias esenciales:
Organización extrema.
Sentido de urgencia.
Comunicación clara y profesional.
Atención al detalle.
Proactividad.
Capacidad de resolución.
Disciplina en el seguimiento.
Criterio para priorizar.
Capacidad para insistir de manera profesional.
Orientación al cierre de pendientes.

Esta posición es para ti si:
Disfrutas organizar información, tareas y personas.
Te gusta aprender herramientas nuevas.
No necesitas que te recuerden constantemente tus responsabilidades.
Detectas pendientes antes de que se conviertan en problemas.
Sabes dar seguimiento sin perder cordialidad ni firmeza.
Te interesa crecer hacia posiciones de operaciones o gestión ejecutiva.