Funciones
Licenciatura (titulado o pasante) en Administración, Contaduría o área afín Se considera carrera técnica o comercial con experiencia equivalente
Conocimientos Microsoft Office (Word, Excel, Outlook) nivel intermedio; manejo de OneDrive SharePoint; archivo y gestión documental; nociones de contratos y pólizas de seguro
Funciones y responsabilidades
Recepción y atención
Recepción, registro y canalización de llamadas telefónicas
Recepción y canalización de correspondencia y paquetería, y coordinación del servicio de mensajería para recolecciones, envíos y diligencias, según se requiera
Encargado de oficina y servicios generales
Abasto y reposición de despensa, cafetería, papelería y demás consumibles de la oficina
Supervisión del servicio de limpieza y del buen estado general de las instalaciones
Manejo de la caja chica y comprobación del gasto
Enlace con la administración del edificio accesos, servicio de comedor, mantenimiento y demás servicios o incidencias del inmueble
Control documental
Integración y control de los expedientes de cada operación, verificando que la documentación esté completa y correcta
Apertura y organización de las carpetas de clientes con sus separadores
Clasificación, relación y archivo de contratos y documentos en la carpeta del cliente correspondiente
Solicitud y seguimiento de la documentación faltante de cada operación hasta integrar el expediente
Digitalización (escaneo) de la totalidad de los documentos de cada operación
Registro y resguardo de las escrituras públicas de cada sociedad
Carga y respaldo de la información de clientes y operaciones en OneDrive
Consulta y recuperación de documentación en la bodega cuando se requiera
Cumplimiento y auditoría
Contacto con los clientes para actualizar la documentación de sus expedientes (p ej comprobante de domicilio o identificaciones vencidas)
Entrega de expedientes, información y formatos requeridos para la auditoría
