Auxiliar Administrativo (Programador de cirugías) (Mesa de Control)

Objetivo del puesto
Validar la disponibilidad de equipo médico, instrumental quirúrgico y consumibles necesarios para la cobertura de procedimientos quirúrgicos, asegurando que cada solicitud cuente con los recursos requeridos antes de confirmar el servicio. Asimismo, gestionar la elaboración de remisiones y coordinar con el área de almacén el surtido oportuno y completo de los materiales, contribuyendo a la continuidad de las operaciones y al cumplimiento de los compromisos con hospitales, médicos y clientes.
Principales funciones y responsabilidades
Revisar las solicitudes de cobertura quirúrgica y validar los requerimientos de equipo médico, instrumental y consumibles correspondientes a cada procedimiento.
Verificar la disponibilidad física y en sistema de los recursos necesarios antes de autorizar o confirmar la cobertura de una cirugía.
Identificar faltantes, conflictos de disponibilidad o coincidencias de programación que puedan comprometer la atención de los servicios.
Coordinar con las áreas de almacén, operaciones y personal involucrado para confirmar la disponibilidad de los recursos requeridos.
Elaborar y emitir las remisiones correspondientes para solicitar a almacén el surtido del equipo médico, instrumental y consumibles necesarios para cada cirugía.
Verificar que las remisiones incluyan las cantidades, descripciones y especificaciones correctas de los materiales solicitados.
Dar seguimiento al surtido y preparación de los requerimientos, asegurando que correspondan con lo solicitado para cada procedimiento.
Mantener actualizados los registros de disponibilidad, asignación y salida de equipos, instrumental y consumibles.
Detectar y reportar oportunamente faltantes, discrepancias o cualquier situación que pueda afectar la cobertura quirúrgica.
Dar seguimiento a las solicitudes pendientes y escalar oportunamente las incidencias que requieran autorización o solución.
Mantener comunicación efectiva con las áreas involucradas para asegurar la trazabilidad de cada solicitud desde la validación de disponibilidad hasta la preparación del material.
Organizar y resguardar las remisiones y demás documentación relacionada con los servicios programados.
Se requiere capacidad para identificar y validar los requerimientos específicos de equipo, instrumental y consumibles de cada procedimiento, de acuerdo con las solicitudes y los protocolos internos de la empresa.
Requisitos del puesto
Escolaridad: Bachillerato concluido, carrera técnica o licenciatura trunca en Administración, Logística, Ingeniería Industrial o áreas afines.
Experiencia: Mínimo 1 año en mesa de control, control de inventarios, logística de insumos médicos, coordinación de almacén o seguimiento de solicitudes operativas.
Manejo de Excel y sistemas de control de inventarios o ERP.
Experiencia en elaboración de remisiones, requisiciones, órdenes de surtido o documentos similares.
Capacidad para revisar existencias, validar requerimientos y dar seguimiento a solicitudes.
Deseable experiencia en empresas de distribución de dispositivos médicos, instrumental quirúrgico o consumibles hospitalarios.
Deseable conocimiento de los requerimientos logísticos de procedimientos quirúrgicos y de las especialidades mencionadas.
Competencias y habilidades
Atención al detalle: capacidad para validar códigos, descripciones, cantidades y especificaciones de los materiales.
Organización y planeación: habilidad para gestionar múltiples solicitudes quirúrgicas y priorizar según la programación y urgencia operativa.
Análisis y solución de problemas: capacidad para detectar faltantes, incompatibilidades de disponibilidad y posibles riesgos de incumplimiento.
Seguimiento y sentido de urgencia: capacidad para dar continuidad a cada solicitud hasta confirmar su atención.
Comunicación efectiva: coordinación oportuna con almacén, operaciones y las áreas responsables de la programación quirúrgica.
Responsabilidad y precisión: compromiso con la confiabilidad de los registros y la documentación.
Trabajo bajo presión: habilidad para atender cambios de programación y solicitudes prioritarias sin perder el control de la información.
Orientación al servicio: enfoque en asegurar que los recursos requeridos estén disponibles y preparados oportunamente.
Perfil del candidato ideal
Buscamos una persona organizada, analítica y proactiva, con experiencia en control operativo y seguimiento de inventarios o materiales, capaz de validar la disponibilidad de recursos para procedimientos quirúrgicos, elaborar remisiones precisas y coordinarse eficazmente con almacén. Debe contar con un alto sentido de responsabilidad, atención al detalle y capacidad para trabajar con múltiples solicitudes y tiempos de respuesta exigentes.