Auxiliar Administrativo de Equipo de Ventas Experiencia en Medicamentos y Equipo Médico

Objetivo del puesto:

Brindar soporte administrativo, operativo y de atención al equipo comercial, asegurando el correcto seguimiento de clientes, cotizaciones, pedidos, facturación y entregas, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de venta y a la satisfacción del cliente mediante procesos ágiles, precisos y oportunos.

Funciones y responsabilidades:

Administración comercial
- Elaborar, enviar y dar seguimiento a cotizaciones solicitadas por clientes
y asesores comerciales.
- Capturar y dar seguimiento a pedidos hasta su entrega y facturación.
- Apoyar en la elaboración de propuestas comerciales y documentación
requerida para clientes.
- Integrar expedientes de clientes y mantenerlos actualizados.
- Validar información de pedidos para evitar errores administrativos.

Atención y seguimiento a clientes
- Brindar atención telefónica, por correo electrónico y otros medios de
comunicación.
- Dar seguimiento a solicitudes, aclaraciones y requerimientos de
clientes.
- Canalizar oportunamente incidencias al área correspondiente.
- Mantener una comunicación constante con clientes para informar el
estatus de pedidos y entregas.
- Apoyar en la prospección y seguimiento de nuevos clientes.

Control de información
- Actualizar la base de datos de clientes, productos y contactos.
- Elaborar reportes diarios, semanales y mensuales de ventas.
- Mantener actualizados indicadores comerciales.
- Resguardar documentación comercial y administrativa.

Coordinación operativa
- Coordinar con almacén y logística la preparación y entrega de pedidos.
- Dar seguimiento a rutas de entrega y confirmar recepción por parte del
cliente.
- Apoyar en la programación de entregas con clientes y transportistas.
- Informar oportunamente cualquier desviación que afecte el servicio.

Apoyo administrativo
- Elaborar requisiciones, formatos y documentación administrativa.
- Apoyar en la organización de reuniones comerciales.
- Gestionar archivos físicos y digitales.
- Dar seguimiento a procesos de facturación y cobranza cuando sea
requerido.

Experiencia:
Mínimo 1 año en:
o Soporte administrativo.
o Atención a clientes.
o Ventas internas.
o Administración comercial.
o Elaboración de cotizaciones y pedidos.

Conocimientos
- Microsoft Office (Excel intermedio, Word y Outlook).
- Elaboración de cotizaciones.
- Captura y seguimiento de pedidos.
- Facturación electrónica.
- Atención y servicio al cliente.
- Elaboración de reportes.
- Manejo de bases de datos.
- Control documental.

Deseable
- Conocimiento de insumos médicos, dispositivos médicos o productos
farmacéuticos.
- Manejo de sistemas ERP (SAP, Odoo, Intelisis, Microsip, CONTPAQi
Comercial u otros).

Competencias

Técnicas
- Organización y administración del tiempo.
- Planeación y seguimiento.
- Manejo de información confidencial.
- Excelente redacción y ortografía.
- Atención al detalle.
- Manejo de indicadores.
- Control documental.

Personales
- Proactividad.
- Responsabilidad.
- Honestidad.
- Trabajo en equipo.
- Comunicación efectiva.
- Actitud de servicio.
- Adaptabilidad.
- Capacidad de análisis.
- Enfoque a resultados.
- Tolerancia a la presión.

Requisitos adicionales
- Disponibilidad de tiempo.
- Excelente presentación.
- Facilidad de palabra.
- Gusto por la lectura y aprendizaje continuo.

Indicadores de desempeño (KPIs)
- Tiempo promedio de respuesta a solicitudes comerciales.
- Porcentaje de cotizaciones enviadas en tiempo.
- Exactitud en la captura de pedidos.
- Número de incidencias administrativas.
- Tiempo de seguimiento a clientes.
- Cumplimiento en actualización de bases de datos.
- Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
- Cumplimiento de reportes comerciales.

Relaciones de trabajo

Internas
- Ejecutivos de Ventas.
- Almacén.
- Logística.
- Compras.
- Finanzas.
- Facturación.
- Dirección General.

Externas
- Clientes.
- Proveedores.
- Operadores logísticos.

Condiciones de trabajo
- Jornada laboral de tiempo completo.
- Trabajo principalmente en oficina.
- Uso continuo de equipo de cómputo y herramientas digitales.
- Disponibilidad para atender requerimientos fuera del horario habitual
cuando la operación lo requiera.

Oportunidades de desarrollo

El puesto permite desarrollar conocimientos en administración comercial, servicio al cliente, logística, cadena de suministro, ventas consultivas y gestión administrativa, con posibilidad de crecimiento hacia posiciones como:

- Ejecutivo de Cotizaciones.
- Coordinador de Atención a Clientes.
- Analista Comercial.
- Supervisor de Ventas.
- Coordinador de Logística Comercial.

Perfil ideal
Buscamos una persona organizada, con iniciativa y orientación al servicio, capaz de dar seguimiento puntual a múltiples actividades de manera simultánea, mantener una comunicación efectiva con clientes y áreas internas, trabajar bajo presión y contribuir al logro de los objetivos comerciales mediante una administración eficiente de los procesos de ventas, compras y cotizaciones.