Asistente Administrativa, Contable y de Dirección
A. Administración general
- Administrar, organizar y mantener actualizados los expedientes físicos y digitales.
- Elaborar cartas, informes, presentaciones, reportes y documentos administrativos.
- Dar seguimiento a trámites, contratos, servicios, compras y proveedores.
- Controlar gastos operativos, caja chica y comprobación de gastos.
- Coordinar actividades internas y dar seguimiento a pendientes de las distintas áreas.
- Mantener actualizados los controles y bases de datos de la empresa.
B. Apoyo contable y financiero
- Elaborar y dar seguimiento a facturas, complementos de pago y documentación fiscal.
- Registrar y controlar ingresos, egresos y gastos.
- Gestionar cuentas por cobrar y cuentas por pagar.
- Programar pagos a proveedores y dar seguimiento a vencimientos.
- Realizar conciliaciones bancarias y controles auxiliares, según los procedimientos de la empresa.
- Integrar documentación para el cierre mensual y la preparación de información contable.
- Coordinarse con el contador interno o externo para la entrega de información fiscal y contable.
- Elaborar reportes de flujo de efectivo, gastos y saldos pendientes.
C. Asistencia directa a dirección
- Administrar la agenda ejecutiva y coordinar reuniones, citas y compromisos.
- Preparar información, reportes y presentaciones para la toma de decisiones.
- Dar seguimiento a instrucciones, acuerdos y proyectos asignados por la dirección.
- Gestionar llamadas, correos, correspondencia y comunicaciones ejecutivas.
- Coordinar viajes, reservaciones, viáticos y logística cuando se requiera.
- Manejar información sensible con absoluta discreción y confidencialidad.
- Anticipar necesidades, identificar prioridades y comunicar oportunamente asuntos relevantes.
D. Seguimiento y control
- Elaborar reportes periódicos sobre actividades administrativas y financieras.
- Mantener controles de fechas límite, pagos, contratos y compromisos.
- Detectar inconsistencias documentales y dar seguimiento a su corrección.
- Proponer mejoras en los procesos administrativos y de control interno.